The conception of using Office 365 in Meopta-Optika company

The company started to use the Office 365 tools fully, the optimal way of cooperation in teams and naming and understanding the main benefits of each role was set.

Customer profile

Implementation 2019

Velmi jsme ocenili nezávislý pohled na interní procesy a následný individuální přístup v praktických ukázkách, jak O365 nástroje použít v reálném provozu.

Radim Klásek

IT ředitel

Initial situation and project goals

Společnost Meopta ve snaze stát se světovým lídrem ve svém oboru, staví svůj byznys na inovacích a aktivním přístupu k moderním technologiím, bez kterého nelze naplnit vizi společnosti. Inovace však nesouvisí pouze s vývojem poskytovaných produktů, ale i s interní komunikací a týmovou spoluprací. Proto se společnost rozhodla investovat do řešení Office 365.

Každý pracovník i tým má většinou jiná očekávání, odlišné pracovní postupy a je opravdu náročné jednotlivé požadavky sladit do jednoho konkrétního řešení. Po zpřístupnění aplikací Office 365 vybrané pilotní skupině uživatelů a jejich zaškolení se však očekávané zlepšení interní komunikace a týmové práce nedostavilo. IT oddělení se proto rozhodlo oslovit společnost AUTOCONT jako svého dlouholetého aplikačního partnera s cílem, sladit individuální požadavky zaměstnanců s byznys potřebami celé společnosti. 

Benefits

  • Identifikace scénářů využití Office 365 jednotlivých oddělení a týmů
  • Pojmenování a pochopení konkrétních přínosů pro jednotlivé týmy a role
  • Nastavení optimálního způsobu spolupráce v jednotlivých týmech
  • Prioritizace scénářů a aplikací, stěžejních pro zvýšení efektivity práce jednotlivých oddělení
  • Systematický a moderovaný přístup IT oddělení k implementaci řešení Office 365
  • Soulad mezi požadavky jednotlivých zaměstnanců a byznys potřebami celé společnosti

Description of the solution

Tvorba koncepce využití nástrojů Office 365 probíhala ve třech fázích:

Identifikace scénářů

V první fázi proběhla formou skupinových workshopů analýza současného stavu po jednotlivých odděleních. Cílem bylo nahlédnout pod pokličku fungování každého z týmu bez toho, aniž by jim bylo představeno, jakým způsobem mohou využívat nástroje Office 365. Zjišťovalo se, jak zaměstnanci komunikují mezi sebou, ale i externě a jak často. Jak probíhají porady a co je jejich výstupem, jak sledují plnění jednotlivých úkolů, jak řeší sdílení informací a dokumentů atd.

Koncepce využití Office 365

Ve druhém kole workshopů byly identifikované scénáře představeny jednotlivým týmům formou živých ukázek přímo v prostředí Office 365 s důrazem na výhody, které právě jim nové řešení přináší. Veškeré scénáře byly připraveny tak, aby přesně odpovídaly potřebám a způsobu práce každého z týmů.

Na praktických ukázkách v aplikacích jako Teams pro týmovou spolupráci, podnikové sociální síti Yammer, Planner a ToDo pro organizaci úkolů, OneDrive a SharePoint pro správu a sdílení obsahu či Sway pro tvorbu rychlých zpráv a prezentací, bylo členům týmů vysvětleno, jak lze efektivně komunikovat bez zahlcení e-maily, jak sdílet dokumenty v cloudu, Jak organizovat a přehledně strukturovat týmové agendy, jak společně pracovat nad jedním dokumentem, jak efektivně využívat chytrého telefonu pro komunikaci a bezpečný přístup k pracovním dokumentům, i když nejsou na pracovišti.

Návrh dalšího postupu

Poslední fází byl interní průzkum. Účastníci pilotního programu vyplnili podrobný dotazník, zaměřený na přínos workshopů a prioritizaci scénářů. Dotazník se zabýval jak užitečností připravených scénářů, tak využitelností jednotlivých aplikací z rodiny Office 365.

Na základě interního průzkumu vznikla road mapa zavedení jednotlivých nástrojů Office 365 do celé společnosti. IT oddělení díky tomu přistupuje systematicky a moderovaně k otázce nasazení a adopce Office 365. Využívá tohoto konkrétního plánu, jak v oblasti Office 365 postupovat dále, s ohledem na byznys preference celé společnosti a přiměřené tempo osvojení jednotlivých aplikací uživateli.

Used technologies

  • Microsoft Office 365
Do you want more information?