Building an intranet on the M365/SharePoint Online platform for PNS

The intranet was developed to connect teams and the whole organization, replacing the existing on-premise solution. The company processes were streamlined by materials sharing and applications on internal websites and portals.

Customer profile

Implementation 2020

Spolupráce se společností AUTOCONT byla rychlá a spolehlivá. Požadované řešení interního portálu bylo hotové během pár dní a dodatečné požadavky na úpravy byly vyřešeny během několika hodin. Zástupce společnosti byli vždy příjemní a milí a aktivně se zajímali, zda nám dodané řešení vyhovuje a zda nám něco nechybí. Dodané řešení splnilo naše očekávání a umožnilo nám efektivně komunikovat a sdílet informace ve firmě. Spolupráci se společností AUTOCONT můžeme vřele doporučit.

Drahomír Chvoj

Ředitel IT

Initial situation and project goals

Počátkem roku 2020 došlo k plánované fúzi společností PNS Grosso s.r.o. a Mediaservis s.r.o. a vznikla První novinová společnost a.s. V rámci rozvoje IT infrastruktury se společnost rozhodla pro nasazení platformy Microsoft 365 a postupném vybudování systémů na této platformě.

Pro propojení všech týmů a celé organizace bylo potřeba v první fázi vyvinout intranet jako náhradu za stávající on premise řešení, kdy bylo potřeba zefektivnit firemní procesy sdílením materiálů a aplikací na interních webech a portálech. První novinová společnost a.s. oslovila AUTOCONT jako dlouholetého partnera.

Po základní analýze a schůzce s IT vedením společnosti byly stanoveny cíle vývoje intranetového portálu, který by měl být dostatečně modulární a pomohl by v řízení společnosti. Software pro spolupráci musí především usnadňovat spolupráci členů týmu, proto řešení musí poskytnout přístup ke stejným souborům, dokumentům, poznámkám ze schůzek atd. Je potřeba členům týmu nabídnout prostor pro vytvoření, sdílení a správu informací a spolupráci na souborech.

Benefits

  • Moderní a variabilní systém přístupný odkudkoliv
  • Možnost průběžných úprav a přidávání dalších modulů
  • Snadná obsluha a údržba systému
  • Zvýšení efektivity a produktivity celého týmu

Description of the solution

Řešení firemního intranetu je založeno na platformě SharePoint Online s podporou Power Automate a následným propojením na další součásti Microsoft 365.

V rámci intranetu byly vybudovány základní struktury pro ukládání a práci s interními normami, formuláři, manuály a šablonami. Mezi dalšími intranet obsahuje základní informace pro nové zaměstnance, část věnovanou GDPR a modul s firemními aktualitami.

Dle požadavků zákazníka byl přidán aktivní telefonní seznam s přímým napojením na Azure AD s různými přednastavenými filtry pro práci dle oblastí a pracovního zařazení.

Celý intranet je dále propojen se stávajícími interními i externími částmi, jako je např. IT helpdesk, firemní noviny, docházkový portál či objednávka jídla.

Celý intranetový portál je denně využívaný pracovníky PNS a.s. a připravuje se rozšíření o další funkce.

Used technologies

  • Platforma M365 - SharePoint Online
  • Power Automate
  • Azure AD
Do you want more information?